Under 1990-talet befann jag och min ledningsgrupp oss i en period av stark tillväxt inom bolaget. Trots denna framgång stod vi inför återkommande utmaningar och flaskhalsar. Det blev tydligt för oss att vi behövde noggrant granska våra processer och rutiner över hela organisationen. Vi tog modet till oss och anlitade en konsult.
Tillsammans satte vi upp olika områden och rubriker för att systematiskt arbeta igenom våra utmaningar. Vi involverade våra medarbetare genom att provtrycka materialet och välkomna deras förslag och idéer. Det var genom denna inkluderande process som vi successivt utvecklade en personalhandbok som visade sig vara ovärderlig för alla i bolaget. Denna handbok ökade effektiviteten och produktiviteten markant, vilket i sin tur ledde till ökad lönsamhet för företaget.
”En gemensamt skapad PERSONALHANDBOK la grunden och hörnpelarna till vår verksamhet den gav så mycket mer än vad vi hade förväntat oss”
Torbjörn Källström
Detta var våra ledord då:
Följande ledord guidar oss i arbetet:
Kunskap. Kvalitet. Trygghet. Öppenhet. Glädje. Inspiration. Harmoni.
Som ansvariga verksamhetsutvecklare är vårt mål att underlätta och stödja implementeringen av personalhandboken. Här är ett förslag på hur vi kan vara behjälpliga i denna process:
- Inledande möte och behovsanalys
Sammanträffa med företagets ledning för att diskutera syftet med personalhandboken och identifiera specifika behov.
Utför en behovsanalys för att skräddarsy handboken efter företagets unika krav och kultur. - Utse en arbetsgrupp
Tillsammans med ledningen, utse en tvärfunktionell arbetsgrupp som representerar olika avdelningar och nivåer inom organisationen.
Se till att arbetsgruppen inkluderar medarbetare som kan ge insikt och perspektiv från olika delar av företaget. - Workshop för att fastställa riktlinjer
Organisera en workshop med arbetsgruppen för att definiera och fastställa centrala riktlinjer som ska inkluderas i handboken.
Diskutera och klargör förväntningar och krav från olika avdelningar. - Skapa en arbetsplan och tidslinje
Utveckla en arbetsplan och tidslinje för implementeringen av personalhandboken.
Tydliggör roller och ansvar inom arbetsgruppen för att säkerställa att varje steg genomförs effektivt. - Designa handboken med arbetsgruppen
Arbeta tillsammans med arbetsgruppen för att utforma handbokens struktur och innehåll.
Använd arbetsgruppens insikter för att skapa relevanta och användbara avsnitt för varje avdelning. - Utbilda arbetsgruppen om handbokens syfte
Genomför träningssessioner för arbetsgruppen för att klargöra syftet med personalhandboken och hur den kommer att gynna företaget. Förklara hur handboken kan integreras i vardagliga arbetsrutiner. - Stöd under implementeringen
Erbjud löpande stöd och resurser för arbetsgruppen under implementeringsfasen.
Var tillgänglig för att svara på frågor och lösa eventuella problem som uppstår. - Feedback och justeringar
Organisera regelbundna möten med arbetsgruppen för att samla in feedback från anställda och identifiera områden som kan förbättras.
Använd feedbacken för att göra nödvändiga justeringar och uppdateringar i personalhandboken. - Utvärdera och rapportera till ledningen
Utvärdera implementeringsprocessen och resultatet av personalhandboken.
Rapportera regelbundet till företagets ledning om framsteg och identifierade fördelar.
Genom att ta ett aktivt och stöttande ansvar för implementeringen, och genom att involvera en representativ arbetsgrupp, kommer vi att säkerställa att personalhandboken inte bara blir en formell dokumentation utan också en aktiv och användbar resurs för hela organisationen.
Att skapa en effektiv personalhandbok är en viktig del av att etablera tydliga riktlinjer och förväntningar inom företaget. Här är en steg-för-steg-guide för att skapa en personalhandbok, med fokus på att operativt implementera den och skapa rutiner för att maximera dess nytta:
1. Identifiera syftet och målen
– Definiera varför företaget behöver en personalhandbok.
– Sätt klara mål för vad du vill uppnå med handboken.
2. Inkludera grundläggande avsnitt
– Anställningsavtal och anställningsvillkor.
– Arbetstider och pauser.
– Lön och förmåner.
– Semester och ledighet.
3. Tydliga och konsistenta riktlinjer
– Formulera klara och tydliga riktlinjer för anställda.
– Använd en lättförståelig och enhetlig ton.
4. Säkerhetspolicyer och arbetsmiljö
– Inkludera säkerhets- och hälsopolicyer.
– Beskriv rutiner för att hantera olyckor eller farliga situationer.
5. Inkludera företagskulturen
– Föra in företagsvärderingar och kultur.
– Framhäva vikten av respekt och mångfald.
6. Utveckla en lämplig struktur
– Organisera informationen logiskt och konsekvent.
– Använd rubriker och underrubriker för att underlätta läsningen.
7. Uppdatering och granskning
– Planera för regelbundna uppdateringar av handboken.
– Engagera personal och ledning i granskningsprocessen.
8. Implementera handboken operativt
– Skapa en plan för att introducera handboken till befintlig personal.
– Genomför utbildningar eller möten för att förklara dess innehåll.
9. Skapa rutiner för användning
– Definiera hur handboken ska användas i dagliga rutiner.
– Tydliggör vem som ska hantera eventuella frågor eller tolkningsproblem.
10. Feedback och förbättringar
– Skapa en mekanism för att samla in feedback från anställda.
– Använd feedbacken för att kontinuerligt förbättra och uppdatera handboken.
11. Använd stödteknik
– Implementera digitala lösningar för att göra handboken lättillgänglig.
– Använd intranät eller andra plattformar för att säkerställa enkel åtkomst och sökbarhet.
12. Följ upp och utvärdera
– Utvärdera handbokens effektivitet regelbundet.
– Justera och förbättra den baserat på erfarenheter och förändringar i företaget.
Genom att fokusera på dessa steg och integrera dem i företagets dagliga verksamhet kommer personalhandboken att bli ett användbart verktyg för att skapa ett bättre arbetsklimat och underlätta en smidig implementering.
Jag är även ambassadör för ett modernt ganska nytt digitalt HR system som jag nu även har lyckats implementera i bolag som jag jobbar med och vill med detta säga att vissa grejer krockar men jag är av den uppfattningen att det viktiga är ert grundläggande behov och jag ser att dom som jobbar parallellt och dom som verkligen använder det dom dokumenterat är vinnare.
Kontakta gärna mig så kan vi diskutera vidare om era behov.
Torbjörn Källström
Coach Ledartränare Mentor
Verksamhetsutvecklare